"EDHEC Alumni Act for Tomorrow" // #3 Ressources et communication événements EDHEC Alumni (Share / Care)

Publié le 03/03/2021
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1. Contraintes pratiques pour l’organisation d’un événement

1.1. Ressources financières

Pour ne pas demander un tarif d’entrée trop élevé aux participants, il est préférable de ne pas être trop gourmand en budget sur les différentes catégories de coûts. Il faut savoir que les speakers viennent généralement gratuitement en échange de la visibilité véhiculée par leur intervention. Les frais de cocktail sont assumés en partie par le prix d’entrée payé par les participants ; les étudiants bénéficiant de tarifs réduits et les personnes qui ne sont pas EDHEC ayant habituellement une « majoration » par rapport aux Alumni EDHEC, les recettes représentent en moyenne environ 5€ par personne. Les événements à Paris, Lille et Nice peuvent être hébergés sur les campus (hors période COVID) et nous mettons en place des partenariats pour avoir accès à d’autres lieux.

Depuis le début de la crise COVID, notre programmation est en grande majorité réalisée à distance, ce qui inclut des coûts logistiques quasi-nuls.

Il est toutefois possible d’imaginer des événements avec des coûts plus importants si vous pouvez les justifier par leurs retombées en terme quantitatifs (nombre de personnes très élevé, un événement standard recevant jusqu’à 100 inscrits) ou qualitatifs (questions d’image, différenciation ou forte valeur ajoutée pour les Alumni). Pour leur mise en œuvre, vous pourrez vous coordonner avec l’équipe permanente EDHEC Alumni, suite à la validation en amont du dossier.

1.2. Ressources humaines

Durant ce programme, l’objectif est d’imaginer à plusieurs un projet qui ait du sens :  événement(s) ou appel à participation… Pour cela, nous vous conseillons de tenir compte des ressources qui peuvent lui être attribuées pour le mettre en œuvre. Ce sont les mêmes que celles dont disposent toute l’année les ambassadeurs des clubs EDHEC Alumni à travers le monde.

La préparation du contenu de l’événement (choix du concept, contact avec les intervenants) et l’animation le jour J est assurée par les bénévoles investis sur le projet (soit par vous si vous souhaitez concrétiser le projet après ce programme). Les bénévoles sont accompagnés par l’équipe permanente EDHEC Alumni qui peut leur transmettre des bonnes pratiques et coanimer l’événement avec eux. La logistique et la communication sont assumées par l’équipe permanente lorsqu’il s’agit d’un événement sur les campus ou par visioconférence. Lorsqu’il y a partenariat, ce sont les bénévoles qui s’assurent de les mettre en place et d’en assurer le suivi.

1.3. Temporalité

Les événements EDHEC Alumni s’inscrivent dans l’année scolaire. Nous évitons donc d’organiser des événements pendant les vacances scolaires ainsi qu’aux alentours des deux points d’orgue annuels de l’association : l’EDHEC Rendez-Vous (mi-juin) et la Welcome Party (mi-octobre). Si les événements sont à destination des étudiants, nous prenons en compte les grands temps de leur calendrier scolaire (rentrée, césure, remise de diplôme).

 

2. Communication et partenariats pour un événement

2.1. Le réseau Alumni, cible prioritaire de la communication

L’équipe permanente EDHEC Alumni s’occupe de communiquer sur les événements proposés par les clubs, notamment à travers une newsletter mensuelle, des mailings ciblés et les réseaux sociaux de l’association (Facebook, LinkedIn). Après l’événement, nous envoyons un mail avec les documents utiles pour aller plus loin, et un questionnaire de satisfaction.

Si vous souhaitez réaliser votre projet, il faudra nous fournir le descriptif de l’événement et les informations pratiques (lieu, horaires, contact, lien).

Rien n’est gravé dans le marbre ! Les événements déjà existants d’EDHEC Alumni peuvent servir de base de réflexion, mais vous restez libres de proposer à EDHEC Alumni le contenu et les cibles qui vous paraissent les plus pertinentes.

Pour établir les groupes cibles, nous pouvons segmenter la base en fonction des données transmises par les Alumni sur leur profil. Si vous le souhaitez, vous pouvez dès maintenant imaginer ces groupes en fonction de leur diplôme, promo, secteur d’activité ou fonction. Il est aussi possible de concevoir une communication en dehors du réseau dans le cadre d'un partenariat ou d’une couverture presse.

Et si le projet se concrétise, le bouche-à-oreille est également crucial, et ce sont seulement les personnes impliquées sur le projet qui ont la capacité de le créer !

2.2. Partenaires, à vous de jouer !

Les partenariats que nous avons expérimentés jusqu’à maintenant concernaient la visibilité (prêt de salle, intervention de speakers, prix réduit pour un cocktail ou une animation, jeux concours). Si vous avez d’autres idées, c’est le moment de leur donner forme !

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